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Savoir gérer les réunions pour qu’elles soient efficaces



Les réunions peuvent être une plaie dans une entreprise. Lorsque je pose la question à mes étudiants qui font des stages dans des entreprises plus de 50% se demande ce qu’ils font aux réunions. Bon… Ce sont des stagiaires, ça peut se comprendre. Mais plus embarrassant pour les entreprises : plus de la moitié se demande aussi ce que les autres salariés de l’entreprise font là. C’est énorme et ça montre qu’il y a un problème de fond à régler.

Quand faut-il organiser une réunion ? Une réunion ne s’impose que s’il y a un travail de groupe à faire. Par exemple : vous avez un nouveau produit à vendre ou une nouvelle méthode de vente à mettre en place et vous allez créer des groupes de travail pour faire des simulations de vente. Là d’accord, cela se justifie. S’il s’agit de former sur un point précis, par exemple, mettre à jour sur un nouveau produit concurrent, inutile de faire une réunion : faites une vidéo, par exemple une capture de votre écran avec votre voix par-dessus et envoyez la vidéo. Si vous voulez être sûr que votre équipe a bien vu la vidéo, vous pouvez inclure, en dernière image de vidéo, quelque chose du style : « pour prouver que vous avez bien vu cette vidéo, merci de m’envoyer un mail avec le mot clé « succès », par exemple. En fait, n’organisez des réunions physiques que quand il n’y a aucune autre possibilité : si vous pensez qu’un mail, une vidéo ou un appel téléphonique groupé est suffisant, n’organisez pas de réunion. De façon plus générale, si vous, responsable des ventes, voulez juste PASSER une information, ne faites pas de réunion : les réunions sont là pour échanger des informations.

Quand il faut effectivement organiser une réunion, quel type de réunion mener ?

• Cela peut être une réunion de brainstorming, pour trouver une solution à un problème, et vous ferez travailler les commerciaux en équipe.

• Cela peut être une réunion de partage d’information et de pratiques de vente : elle a pour objectif non seulement le partage d’informations techniques mais doit aussi permettre de générer de la motivation.

• Cela peut être une réunion d’expression des objectifs : il s’agit d’une réunion plutôt stratégique ou vous présentez une nouvelle situation, le problème qui en découle et les conséquences négatives si on ne fait rien. Dans ce cas, pendant la réunion, vous faites travailler votre équipe sur une solution. Par exemple, vous dites : aujourd’hui, nous n’avons plus assez de suspects qualifiés ni de prospects pour nous permettre de générer un chiffre d’affaires suffisant dans les mois qui viennent. Si nous ne changeons rien, il est sûr à 100% qu’on sera en dessous des objectifs. Cette réunion a pour objectif de trouver une solution à la diminution probable de chiffre d’affaires dans les mois qui viennent ». Bien entendu, vous dirigerez la réflexion dans la direction la plus logique : comment augmenter le nombre de suspects et de prospects.

Maintenant, la réunion doit commencer. Quels sont les éléments obligatoires pour une réunion réussie ?

Premier point : un ordre du jour et un objectif précis. Il faut que chacun des participants à une réunion sache très exactement pourquoi il est là avant même de venir.

Deuxième point, très important : la sortie automatique de la réunion. Qu’est-ce que c’est que cela ? Il s’agit de prévoir dès le départ quel élément concret arrêtera automatiquement la réunion. Par exemple, « nous sommes en deçà des objectifs de vente. Le but de la réunion est de savoir pourquoi et comment résoudre le problème. La réunion s’arrêtera AUTOMATIQUEMENT quand on aura décidé de trois actions concrètes pour améliorer les choses ». Deuxième exemple : « Nous allons acheter un CRM, et nous avons pour l’instant une liste de 15 CRM possibles. Le but de cette réunion est de réduire le choix et la réunion s’arrêtera automatiquement dès qu’une short liste de trois CRM sera choisie.». Sachant d’avance quel est l’objectif et quel est l’élément qui arrête la réunion, les participants seront bien plus focalisés sur l’objectif à atteindre plutôt que de participer à l’une de ces réunions touristiques ou personne ne sait trop pourquoi il est là.

En conclusion, soyez vigilant quand vous organisez des réunions, en particulier des réunions physiques : la perte de temps peut être considérable. Si vous devez bloquer votre équipe, autant que cela soit pour faire une formation qui leur sera utile sur le terrain plutôt que juste « se voir pour se sentir une équipe ».

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